Note obligatoire à partir de 25 €

OBLIGATOIRE : DELIVRER UNE NOTE A VOTRE CLIENT A PARTIR DE 25 € TTC

Selon l'arrêté n° 83-50/A du 03/10/1983, toute prestation égale ou supérieure à 25 € doit l'objet d'une note (ou facturette). En vigueur depuis plus de vingt-cinq ans, cet arrêté est toujours d'actualité. C'est à celui-ci que se référent les inspecteurs de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) lors de leurs contrôles.

Rappel : la note est obligatoire pour toute prestation égale ou supérieure à 25 € TTC

• En-dessous de 25 €, elle est facultative mais devient obligatoire si le client la réclame
• Un double de cette dernière doit être conservé deux ans minimum
• Elle doit être détaillée afin que, lors d'un contrôle, on puisse retrouver chaque prix de votre prestation sur votre tarif. Ex. : talon homme 10 € + 1 redresse 2 € = 12 € (Même chose pour les produits de revente)
• Les tarifs de vos principales prestations doivent être affichés de façon visible de l’extérieur avec des caractères lisibles (des affiches sont à votre disposition à la FFCM; elles sont gratuites pour les adhérents)
• D'autre part, un tarif général doit être à la disposition de votre clientèle à l'intérieur de votre magasin ou de votre stand. C'est celui-ci qui servira de référence en cas de contrôle
• Vous devez archiver vos tarifs deux ans minimum
• Etiquetage des produits d'entretien et autres articles destinés à la revente : quel que soit l'endroit où ils sont exposés (à l'intérieur ou en vitrine) leur prix doit être précisé individuellement par une étiquette ou un écriteau. 

Attention

1. Le contrôleur est en droit de cumuler vos factures d’une journée et comparer le total enregistré sur votre livre de caisse. Le montant ne peut-être qu’identique ou inférieur, la différence résultant des prestations inférieures à 25€ 

2. La redresse, le rempli, et tous les autres petits travaux complémentaires doivent être facturés clairement afin de prouver que vos clients bénéficient tous du même tarif.

Mentions obligatoires sur les notes (factures) ou tickets de caisse :

• Le montant total TTC
• Le montant total Hors Taxes (le montant de la TVA ainsi que le nom du client est obligatoire uniquement lorsque la facture s’adresse à un professionnel)
• L'incidence 0,8361 permet d’obtenir le montant Hors Taxes rapidement par l'opération suivante : montant TTC x 0,8361 (gain de temps) - Exemple : 25 € TTC correspond à : 25 € TTC x 0,8361 = 20,90 € HT
• Les collègues en micro entreprise ou au réel simplifié avec franchise en base de TVA doivent stipuler sur leur facture : "facture sans TVA article 293 B du CGI"
• Votre cachet commercial complet (nom + adresse + numéro de Siret)
• La date : toujours la même, soit au moment du dépôt des réparations, soit au moment de leur livraison
• En effet, le paiement peut être effectué lors du dépôt des réparations (la facture et le paiement immédiat vous feront gagner du temps), à condition de bien diagnostiquer vos travaux à l'avance.  Beaucoup d’entre nous pratiquent ainsi  depuis de nombreuses années. Mais, dans ce cas, vous avez l’obligation de prévenir votre clientèle par une affichette du style"pas de surprise, on paie en déposant ses chaussures" .
• Le numéro de la facture et le classement chronologique des souches. 

Trois formules sont possibles selon votre organisation : notes/factures manuelles, caisses enregistreuses, informatique

1. Factures manuelles :

• 1er volet : donné au client à la réception -  2ème volet : sur l’article à réparer -  3ème volet : sert de souche à conserver 2 ans minimum et classé par date.

2. Caisses enregistreuses : le fait de posséder une caisse enregistreuse n'exonère pas de l'obligation de la fiche détaillée

• Le ticket de caisse doit comporter toutes les mentions citées plus haut : date, total TTC, total HT, cachet commercial, tout doit figurer sur votre bande et votre ticket client
• Afin que le détail apparaisse clairement, utilisez un modèle comportant de multiples compartiments (ou départements) qui vous permettra d'enregistrer l’intégralité de vos tarifs
• Votre caisse doit obligatoirement comporter une bande de contrôle à l’identique du ticket de caisse à conserver deux ans. Les tickets Z totalisant la caisse de fin de journée doivent bien entendu correspondre à votre journal de caisse
• Vos anciens tickets sont toujours utilisables bien que la DGCCRF préfère des carnets à souche à trois volets.

3. Ordinateurs de caisse : en constante progression, elle permet d'enregistrer vos données à l'infini (ou presque !)

• Les obligations sont les mêmes que celle des caisses enregistreuses
• Enregistrement et totalisation des factures quotidiennement
• Archivage : sur disque dur facilement retrouvable pour le contrôleur sur place. Inutile d’archiver sur papier. 

Il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel adapté, compatible et commun à votre comptabilité. Vous pouvez contacter votre comptable qui vous guidera dans votre choix afin que votre logiciel soit en adéquation avec le sien. Cela peut aussi réduire considérablement vos honoraires. 

En cas de perte du ticket par le client lors de la remise de l'article : le faire signer, datez et notez "bon pour remis" sur votre souche.

En outre, cette mesure que vous pouvez compléter en notant davantage de renseignements, surtout si vous ne connaissez pas le client, peut vous éviter beaucoup d'ennuis si vous êtes victime d'escroquerie. 

Les contrôles et les sanctions

Le contrôleur vérifie :

• L’affichage des tarifs à l'extérieur (vitrine) et à l'intérieur (magasin ou stand)
• La tenue des facturiers (un seul en service pour le public, un seul pour les clients professionnels) et/ou des bandes de caisses enregistreuses et/ou du stockage sur informatique
• Que les facturiers sont bien archivés sur deux années minimum
• Le respect du libellé des facturesla correspondance entre les prix facturés et les prix affiché
• La correspondance des montants journaliers avec vos livres de caisse. 

En règle générale, à la première visite, le contrôleur vous informe des erreurs qu’il a relevées et vous invite à vous mettre en règle dans un certain délai. Lors de la "contre visite", si vous n’avez pas répondu à ses exigences, chaque infraction relevée est passible d'une amende de 1500 €. 

Bien entendu chacun applique ses méthodes en fonction de ses besoins, ses habitudes et reste maître de son organisation et des obligations qui en découlent, l'essentiel étant d'être en conformité avec ces dernières.